Como está meu GTD atualmente

Essa é uma série de posts que conto sobre a minha implantação e adaptação ao método GTD, desenvolvido pelo norte-americano David Allen e publicada no livro Getting Things Done (“A Arte de Fazer Acontecer”). Para acompanhar a série, basta clicar na tag “Minha experiência com o GTD“.

Foto: Reprodução/ Nothing less than perfect

A última vez que postei sobre o assunto, contei que o meu sistema estava todo bagunçado e precisava de um recomeço. Pois bem, acho que o recomeço existe sempre para o sistema GTD. Sempre é bom revisar e observar o que pode ser melhorado e feito para simplificar e tornar mais prático o dia a dia com o método.

Eu estou lendo a nova edição do livro do David Allen, A Arte de Fazer Acontecer, e com isso, venho repensando o meu sistema e o que posso fazer para melhorá-lo. Vou tentar fazer um post bem completinho, contando como está cada uma das etapas, assim também dou dicas de como tenho feito para ser mais produtiva e organizada.

A captura

Para mim, a pior parte é a hora da coleta, ou como atualmente se chama, da captura. É muito difícil passar para o sistema todos os insights, ideias, atividades, compromissos que tenho.  Como isso tem muito a ver com hábito, é algo que preciso insistir constantemente.

O que mais acontece é eu ver algo interessante e ter certeza de que lembrarei no momento certo sobre aquilo, mas lógico que isso não acontece. E eu já acabei perdendo congressos e outras coisas importantes pelo simples fato de não fazer a captura.

O David Allen sempre diz que precisamos deixar a mente clara como água, sem nenhum pensamento nos atrapalhando. Parece uma atitude tão linda e tão simples, mas é bem difícil. Além de toda a dificuldade de capturar no momento exato, quando capturo acabo sempre querendo esclarecer no mesmo instante e, quem conhece a metodologia, sabe que não é o ideal.

Esclarecendo

O momento de esclarecer, para quem não sabe, é a hora de decidir o que será feito com a tralha (nome um pouco ruim dado ao item adicionada a suas caixas de entrada). Parece algo complicado, mas quando nos acostumamos é bastante simples e é praticamente feito ao mesmo tempo que organizar.

Foto: Reprodução/ Vida Organizada

Como o objetivo aqui não é ensinar como fazer o esclarecimento e sim contar como eu tenho feito, vou deixar como indicação para vocês esse post lindo feito pela Thais Godinho do Vida Organizada.

Tenho dois momentos de esclarecimento: o primeiro, que é feito no começo do dia, em que esclareço/limpo a minha caixa de entrada do e-mail e o segundo, que é feito no final do dia, e que esclareço os itens que adicionei a minha caixa de entrada do Todoist (quando isso acontece).

Venho usando bastante a regra dos dois minutos e isso tem ajudado a resolver probleminhas rápidos, tanto no e-mail quanto aos itens adicionados na caixa de entrada. Acho que para esse momento ficar melhor, preciso, primeiramente, criar o hábito de sempre adicionar tudo a caixa de entrada, ou seja, fazer uma ótima captura.

Organizando o sistema GTD

Mesmo que tenha passado muito tempo desde a última vez que escrevi sobre o meu sistema aqui, confesso que não mudei muita coisa. Continuo tendo no Todoist e no Evernote minhas duas principais ferramentas e não pretendo trocá-las tão cedo.

Para mim, o que não funciona de jeito nenhum é manter uma agenda, mesmo que seja online, no caso o Google Calendar. Como tenho poucos compromissos, funciona muito melhor deixá-los no Todoist, como uma tarefa. Para diferenciar, sempre quando é compromisso, coloco a prioridade vermelha.

Foto: Meus compromissos no Todoist

Além disso, também concentro no Todoist todas as minhas tarefas e até o manejo dos projetos. Dessa forma, ficou super prático gerir o meu sistema, porque tudo está no Todoist e lá consigo ver quais são minhas próximas ações e o que tenho que fazer em cada um dos projetos.

O que mais gosto no Todoist, e que sempre falo nos meus posts, é que posso separar todas as minhas tarefas por área de foco. Assim, consigo ver como estou dividindo minhas horas e quais áreas preciso dar mais atenção.

Foto: Produtividade segundo as áreas de foco (cada cor representa uma área)

Para organizar certinho e ajudar na execução, utilizo as etiquetas. No entanto, devo confessar que nunca uso os contextos, apesar de sempre colocá-los em minhas tarefas. Lendo o livro novo, entendi porque, para mim, os contextos não fazem muito sentido.

Segundo David Allen, só para quem tem muitas tarefas para gerenciar é que vale a pena. Para pessoas como eu que, normalmente, não possuem tantas tarefas assim, não há a necessidade de usar os contextos.

Também acho que não faz muito sentido porque trabalho de casa e, por isso, não possuo muitos contextos. De qualquer forma, enquanto tiver o meu plano premium do Todoist continuarei colocando as etiquetas.

Foto: Projetos e Etiquetas no Todoist

Basicamente é isso. Posso depois fazer um post explicando mais detalhadamente como gerencio o GTD dentro do Todoist. No entanto, para quem está curioso, a Thais está fazendo uma série de como implementar o GTD no Todoist. Posso dizer que o meu sistema tem pouco a ver com o dela, mas acredito que sempre é bom conhecer o sistema de outras pessoas.

Como disse acima, também uso o Evernote para organizar o GTD. Lá deixo todos os arquivos de referência e também gerencio os projetos. Não são todos os projetos que passo para lá, apenas aqueles que acho que precisam de um gerenciamento mais completo e que o Todoist não dá conta.

Como escrevo muita coisa, matéria, artigos científicos, posts, etc, lá fica mais fácil gerenciar esse tipo de conteúdo. Acabo escrevendo tudo lá e, assim, fica muito mais fácil de achar quando preciso. Acho que o Evernote é o complemento perfeito para o Todoist.

Para organizar os meus horizontes acima dos projetos, tenho usado o MindMeister por recomendação da Thais. No entanto, essa parte também é bem complicada para mim e ainda não consegui desenvolvê-la satisfatoriamente. Estou com bastante expectativa que o novo livro me ajude com isso. Vamos aguardar!

A execução do GTD

Com tudo organizadinho e bonitinho, a execução fica bem mais fácil. A primeira coisa que faço após ligar o pc é checar o e-mail. Ali chegam algumas tarefas a serem feitas no dia e também me sinto mais leve quando elimino todos os spams que chegam.

Depois, costumo trabalhar nas atividades que necessitam de maior concentração, como escrever. Para depois do almoço, como sei que fico mais lenta, gosto de deixar para fazer atividades que são mais práticas e não necessitam de uma carga de concentração tão alta. Lógico que esse é o dia ideal e nem sempre a rotina transcorre assim.

Uma coisa que tenho feito e que tem funcionado bastante para me deixar concentrada e manter o foco, é usar um aplicativo que chama 30/30. Ele é um Pomodoro em que você faz a sua programação. Eu gosto de colocar nele minhas atividades do dia e delimitar um tempo para elas. E, por lá, vou cronometrando-as e seguindo a ordem antes planejada.

Faço de um jeito que uma atividade mais pesada seja intercalada com outras mais leves, para dar um descanso ao cérebro. Gosto do aplicativo porque consigo delimitar para o dia apenas aquilo que é possível ser realizado por conta da estimativa de tempo. Estava precisando de algo que me ajudasse na concentração e este aplicativo foi ótimo.

Foto: Aplicativo 30/30

As revisões do GTD ou como refletir sobre o seu sistema

As revisões fazem parte de um eterno aprendizado. Atualmente, David nomeia a revisão de reflexão. Eu sempre estou à procura de saber um pouco mais sobre elas, como posso melhorá-las e o que estou fazendo que está dando certo e o que não está.

A que eu acho que surte mais efeito para mim é a revisão mensal. É ótimo olhar para trás, ver o que foi feito e colocar novas metas para o próximo mês. Costumo criar uma nota no Evernote e jogar ali todas as minhas metas para cada uma das áreas de foco. Assim, sei o que terei que realizar.

Quando pulo essa revisão, é certeza de um mês sem ritmo, meio jogado. Por isso, gosto muito dela e acho que dá mais sentido e facilita bastante as revisões semanais. Sempre marco para o último dia do mês, mas quando não dá para ser feita nesse dia, faço sempre no próximo dia possível. Vou compartilhar com vocês o meu checklist da revisão mensal:

Foto: Checklist da Revisão Mensal no Todoist

A revisão semanal é uma das etapas mais importantes para o GTD acontecer. O que mais faço é organizar o que saiu da ordem durante a semana. Então, limpo o meu e-mail, principalmente as pastas de Ação e Aguardando. Vejo que está pendente no meu sistema e tem que ser resolvido (as NextAction) e ajeito todos os meus projetos para que sejam encaminhados e possam evoluir durante a semana.

Também faço uma coleta mais ampla, tentando lembrar do que posso acrescentar de tralha e esclarecendo as minhas caixas de entrada (não é bom entrar em uma nova semana com caixas de entradas cheias). Para finalizar, dou uma olhada na minha lista de Algum Dia/Talvez e vejo se quero colocar algo em ação. Segue a minha checklist:

Foto: Checklist da Revisão Semanal no Todoist

Essa, obrigatoriamente, tento fazer toda sexta-feira, porque sempre quando deixo para o final de semana acabo pulando. Mesmo que seja algo bem rápido, estou me policiando para fazer toda semana. O melhor horário é logo após o almoço, já que tenho tempo para resolver qualquer pendência e já tive uma manhã produtiva para fazer as atividades programadas.

Todo dia também tento fazer uma breve revisão, esclarecendo minhas caixas de entrada (quando ficam com alguns itens), selecionando algumas atividades para o dia seguinte, colocando no APP 30/30 o que pretendo realizar e também tirando um tempinho para uma coleta (sempre me forçando a passar tudo para o sistema).

Dessa forma, tem dado certo e tenho ficado bem feliz com o resultado. Sem dúvidas, estou mais produtiva e concentrada (muito também por conta do Facebook). Sei que o post ficou gigante, mas tentei passar para vocês cada etapa do GTD e como estou fazendo para ajudar quem está implementando.

Se ficarem com alguma dúvida, não tenham medo de me contatar e deixar um comentário. Assim posso ter até ideias de novos posts sobre a temática. Espero que vocês tenham gostado 😉 (eu particularmente amo ler posts gigantes e cheios de informação).

Como está o seu sistema atualmente? Tem alguma dica ótima para compartilhar com a gente?

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